ตรวจจ้างให้ชัวร์! สัญญาจ้างงานที่ต้องตามกฎหมาย

สัญญาจ้างงานเป็นเอกสารฉบับแรกที่กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างบริษัทกับพนักงาน หลายบริษัทใช้แบบฟอร์มที่คัดลอกต่อกันมาหลายปี บางข้อเขียนไว้แต่ใช้บังคับไม่ได้จริง เพราะขัดกับกฎหมายคุ้มครองแรงงาน บทความนี้สรุปว่าสัญญาจ้างควรมีอะไร ข้อไหนมักเขียนผิด และเอกสารอื่นที่ต้องมีคู่กัน

สัญญาจ้างต้องทำเป็นหนังสือไหม

ตามกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ สัญญาจ้างแรงเกิดขึ้นได้ทั้งแบบปากเปล่าและแบบลายลักษณ์อักษร แต่ในทางปฏิบัติควรทำเป็นหนังสือเสมอ เพราะเมื่อมีข้อพิพาทเรื่องค่าจ้าง ตำแหน่ง หรือเงื่อนไขการเลิกจ้าง เอกสารคือหลักฐานหลักของทั้งสองฝ่าย

ข้อสัญญาที่ควรมีทุกฉบับ

หัวข้อ	สิ่งที่ต้องระบุให้ชัด
คู่สัญญา	ชื่อนายจ้าง ผู้มีอำนาจลงนาม ชื่อและที่อยู่ของลูกจ้าง
ตำแหน่งและหน้าที่	ชื่อตำแหน่ง หน่วยงาน และขอบเขตงานโดยสรุป
วันเริ่มงานและสถานที่ทำงาน	รวมถึงเงื่อนไขการย้ายสถานที่ทำงาน ถ้ามี
ค่าจ้างและการจ่าย	อัตราค่าจ้าง งวดการจ่าย ค่าตำแหน่งหรือเงินอื่นที่จ่ายประจำ
เวลาทำงาน	วันและเวลาทำงานปกติ หรือระบบกะ อ้างอิงข้อบังคับการทำงาน
ทดลองงาน	ระยะเวลาและเกณฑ์ประเมิน
สวัสดิการ	สวัสดิการที่เกินกว่ากฎหมาย เช่น ประกันกลุ่ม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
การสิ้นสุดสัญญา	การบอกกล่าวล่วงหน้า และอ้างอิงสิทธิตามกฎหมาย
ข้อมูลส่วนบุคคล	วัตถุประสงค์การเก็บใช้ข้อมูลพนักงานตาม PDPA

5 ข้อที่มักเขียนไว้แต่ใช้บังคับไม่ได้จริง

1. “ทดลองงาน เลิกจ้างได้ทันทีโดยไม่ต้องจ่ายอะไร” กฎหมายคุ้มครองแรงงานถือว่าพนักงานทดลองงานเป็นลูกจ้างตั้งแต่วันแรก การเลิกจ้างจึงต้องบอกกล่าวล่วงหน้าตามกำหนด และถ้าทำงานครบ 120 วันแล้ว ต้องจ่ายค่าชดเชยด้วย การตั้งทดลองงาน 119 วันก็ยังต้องบอกกล่าวล่วงหน้าอยู่ดี รายละเอียดค่าชดเชยอ่านที่ เลิกจ้างต้องจ่ายอะไรบ้าง

2. เรียกเงินประกันการทำงานทุกตำแหน่ง นายจ้างเรียกหรือรับเงินประกันได้เฉพาะลักษณะหรือสภาพงานที่กฎหมายกำหนด เช่น งานที่ต้องรับผิดชอบเกี่ยวกับเงินหรือทรัพย์สิน และมีเพดานจำนวนเงิน เมื่อสิ้นสุดการจ้างต้องคืนภายในกำหนด

3. ห้ามทำงานกับคู่แข่งตลอดชีวิตทั่วประเทศ ข้อสัญญาห้ามแข่งขันทำได้ แต่ต้องสมเหตุสมผลทั้งระยะเวลา พื้นที่ และประเภทธุรกิจ ถ้ากว้างเกินไปจนลูกจ้างประกอบอาชีพไม่ได้ ศาลมีอำนาจสั่งให้ใช้บังคับเท่าที่เป็นธรรม

4. ตัดสิทธิตามกฎหมาย เช่น เขียนว่าไม่มีค่าล่วงเวลา หรือลาป่วยไม่ได้ค่าจ้าง ข้อตกลงที่ต่ำกว่ามาตรฐานกฎหมายคุ้มครองแรงงานใช้บังคับไม่ได้ แม้ลูกจ้างจะเซ็นยินยอมก็ตาม

5. ยินยอมให้หักเงินทุกกรณีล่วงหน้า การหักค่าจ้างต้องเข้าข้อยกเว้นของมาตรา 76 และความยินยอมควรทำแยกรายกรณี ไม่ใช่เหมารวมในสัญญาจ้าง อ่านต่อที่ หักเงินเดือนได้แค่ไหน

สัญญาจ้างทำงานคู่กับข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน

สัญญาจ้างกำหนดเงื่อนไขเฉพาะคน ส่วนข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานกำหนดกติกาที่ใช้กับทุกคน กระทรวงแรงงานกำหนดให้นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนขึ้นไปต้องมีข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานเป็นภาษาไทย

• ประกาศใช้ภายใน 15 วันนับจากวันที่มีลูกจ้างครบ 10 คน และประกาศการแก้ไขภายใน 7 วัน
• ต้องมีเนื้อหาอย่างน้อย 8 เรื่อง เช่น วันเวลาทำงาน วันหยุด การลา การทำงานล่วงเวลา วันและสถานที่จ่ายค่าจ้าง วินัยและโทษ การร้องทุกข์ และการเลิกจ้าง
• ปิดประกาศในที่ทำงานให้ลูกจ้างเห็นได้ง่าย และเก็บสำเนาไว้ที่สถานประกอบกิจการ ไม่ต้องส่งสำเนาให้หน่วยงานรัฐ

สัญญาจ้างควรอ้างอิงข้อบังคับแทนการคัดลอกกติกาทั้งหมดมาใส่ เมื่อแก้ข้อบังคับจะได้ไม่ต้องแก้สัญญาทุกฉบับ

สัญญาแบบมีกำหนดเวลา

การจ้างตามโครงการหรือจ้างชั่วคราวควรระบุวันเริ่มและวันสิ้นสุดให้แน่นอน สัญญาแบบมีกำหนดเวลาไม่ได้แปลว่าไม่ต้องจ่ายค่าชดเชยเสมอไป กฎหมายยกเว้นเฉพาะการจ้างบางลักษณะที่กำหนดไว้ HR ควรตรวจกับฝ่ายกฎหมายก่อนใช้สัญญาแบบนี้ และหลีกเลี่ยงการต่อสัญญาสั้น ๆ ซ้ำกันหลายครั้งกับงานที่เป็นงานประจำ

เช็กลิสต์ก่อนให้พนักงานเซ็น

• ตำแหน่ง ค่าจ้าง และวันเริ่มงานตรงกับใบเสนองาน
• ไม่มีข้อใดต่ำกว่าสิทธิตามกฎหมายคุ้มครองแรงงาน
• ข้อห้ามแข่งขันและรักษาความลับจำกัดขอบเขตสมเหตุสมผล
• อ้างอิงข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานฉบับปัจจุบัน
• มีหนังสือแจ้งการเก็บใช้ข้อมูลส่วนบุคคล
• ทำสองฉบับ ให้พนักงานเก็บหนึ่งฉบับ และเก็บฉบับบริษัทไว้ในแฟ้มพนักงาน

คำถามที่พบบ่อย

ต้องทำสัญญาจ้างภาษาไทยไหม? กฎหมายกำหนดให้ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานเป็นภาษาไทย ส่วนสัญญาจ้างควรทำเป็นภาษาที่ลูกจ้างเข้าใจ สำหรับพนักงานต่างชาติมักทำสองภาษา

แก้สัญญาจ้างทีหลังได้ไหม? ได้ แต่ถ้าเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ไม่เป็นคุณกับลูกจ้าง เช่น ลดค่าจ้างหรือลดสวัสดิการ ต้องได้รับความยินยอมจากลูกจ้างก่อน

เก็บสัญญาและข้อมูลพนักงานให้หาเจอทันที

เมื่อมีข้อพิพาท HR ต้องหาเอกสารได้เร็ว ระบบข้อมูลพนักงาน Flow HR เก็บประวัติตำแหน่ง เงินเดือน และข้อมูลพนักงานไว้ในที่เดียว ช่วยให้ข้อมูลที่ใช้คำนวณค่าจ้างตรงกับสัญญาจ้างเสมอ

ทดลองใช้ Flow HR ฟรี 30 วัน

แหล่งอ้างอิง: กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน — การจัดทำข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน · กระทรวงแรงงาน — สิทธิตามกฎหมายแรงงาน