งานปิดงวดเงินเดือนเป็นงานที่ผิดพลาดได้ง่ายที่สุดของ HR เพราะต้องรวมข้อมูลจากหลายที่ ทั้งเวลาทำงาน OT วันลา พนักงานเข้า-ออก และรายการหักตามกฎหมาย ภายในเวลาไม่กี่วัน เช็กลิสต์นี้แบ่งงานเป็น 6 ขั้นตามลำดับเวลา ใช้ได้ทั้งบริษัทที่ทำเงินเดือนด้วย Excel และบริษัทที่ใช้โปรแกรมเงินเดือนอยู่แล้ว
ขั้นที่ 1: ก่อนตัดรอบ — อัปเดตข้อมูลพนักงาน
- พนักงานใหม่ที่เริ่มงานเดือนนี้ มีข้อมูลเงินเดือน บัญชีธนาคาร และวันเริ่มงานครบ
- พนักงานที่ลาออกหรือถูกเลิกจ้าง มีวันสุดท้ายของการทำงานและรายการที่ต้องจ่ายครบ
- การปรับเงินเดือน เลื่อนตำแหน่ง หรือเปลี่ยนค่าตำแหน่ง มีเอกสารอนุมัติและวันที่มีผลชัดเจน
- ข้อมูลลดหย่อนภาษีที่พนักงานแจ้งเปลี่ยน เช่น บุตรเกิดใหม่ ถูกบันทึกแล้ว
ขั้นที่ 2: ตัดรอบ — ปิดข้อมูลเวลาและคำขอ
- เวลาเข้า-ออกงานครบทุกคน ไม่มีวันที่ลืมลงเวลาค้างอยู่
- คำขอ OT วันลา และการเปลี่ยนกะ ได้รับการอนุมัติครบ ไม่มีคำขอค้าง
- แจ้งวันตัดรอบให้หัวหน้าทีมทราบล่วงหน้า คำขอที่เข้าหลังตัดรอบให้ไปงวดถัดไป
ขั้นที่ 3: คำนวณ — รายได้และรายการหัก
- OT แยกอัตราถูกต้อง 1.5 เท่า ค่าทำงานวันหยุด และ OT วันหยุด 3 เท่า
- วันลาที่ได้ค่าจ้างไม่ถูกหัก เช่น ลาป่วยไม่เกิน 30 วันต่อปี และลาคลอดส่วนที่นายจ้างจ่าย 60 วัน
- เงินได้อื่น เช่น ค่าคอมมิชชัน เบี้ยขยัน โบนัส ถูกใส่ครบและคำนวณภาษีถูกประเภท
- รายการหักทุกรายการอยู่ในกรอบที่กฎหมายอนุญาต เช่น ภาษี ประกันสังคม และเงินสะสมกองทุน (อ่านต่อในบทความการหักเงินเดือนทำได้แค่ไหน)
- ตั้งแต่งวดเงินเดือนตุลาคม 2569 บริษัทที่มีลูกจ้าง 10 คนขึ้นไปและไม่มีกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ต้องหักเงินสะสมกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง 0.25% ของค่าจ้าง
ขั้นที่ 4: ตรวจทาน — เทียบกับงวดก่อน
- เทียบยอดรวมกับเดือนก่อน ถ้าต่างกันมาก ต้องอธิบายได้ว่ามาจากอะไร
- สุ่มตรวจสลิปรายบุคคล โดยเฉพาะคนที่มี OT มาก ลามาก หรือเพิ่งเข้า-ออก
- ไม่มีพนักงานได้เงินสุทธิติดลบหรือต่ำกว่าค่าจ้างขั้นต่ำผิดปกติ
ขั้นที่ 5: อนุมัติและจ่าย
- ผู้มีอำนาจอนุมัติยอดจ่ายก่อนส่งไฟล์ไปธนาคาร
- ไฟล์โอนเงินตรงกับยอดในระบบ ทั้งจำนวนคนและยอดเงินรวม
- ส่งสลิปเงินเดือนให้พนักงานทุกคนในวันจ่าย
ขั้นที่ 6: หลังจ่าย — นำส่งเงินให้ทันกำหนด
| รายการ | กำหนดส่ง |
|---|---|
| ภาษีหัก ณ ที่จ่ายเงินเดือน (ภ.ง.ด.1) | ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป ยื่นทางอินเทอร์เน็ตได้ถึงวันที่ 15 |
| เงินสมทบประกันสังคม | ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป |
| เงินสะสมและเงินสมทบกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง | ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป (งวดแรกคือ 15 พ.ย. 2569) |
- เก็บไฟล์สรุปเงินเดือน สลิป และหลักฐานการนำส่งทุกรายการไว้ตรวจสอบย้อนหลัง
- จดปัญหาที่เจอในงวดนี้ เพื่อแก้ก่อนถึงงวดถัดไป
ความผิดพลาดที่ทำให้ปิดงวดช้า
- รอใบลาและใบ OT กระดาษจากหลายแผนก จนเลยวันตัดรอบ
- คัดลอกข้อมูลเวลาทำงานจากเครื่องสแกนนิ้วมาวางใน Excel ด้วยมือ
- สูตรใน Excel ถูกแก้โดยไม่มีใครรู้ ทำให้ยอดผิดทั้งไฟล์
- ลืมอัปเดตอัตราหรือรายการหักใหม่ตามกฎหมาย เช่น กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างที่เริ่มเดือนนี้
คำถามที่พบบ่อย
ควรตัดรอบเวลาทำงานวันไหน? ไม่มีวันตายตัว แต่ควรห่างจากวันจ่ายเงินเดือนอย่างน้อย 5–7 วันทำการ เพื่อให้มีเวลาตรวจทานและให้ผู้มีอำนาจอนุมัติ บริษัทส่วนใหญ่ตัดรอบช่วงวันที่ 20–25 ของเดือน แล้วนำ OT และวันลาหลังตัดรอบไปคิดในงวดถัดไป
พนักงานลืมลงเวลาแต่ตัดรอบไปแล้ว ต้องทำอย่างไร? ให้ยื่นคำขอแก้ไขเวลาให้หัวหน้าอนุมัติ แล้วปรับยอดในงวดถัดไปเป็นรายการ "ปรับปรุงย้อนหลัง" แยกบรรทัดในสลิป ไม่ควรแก้ตัวเลขในงวดที่ปิดไปแล้ว เพราะจะทำให้ยอดไม่ตรงกับที่นำส่งภาษีและประกันสังคมไปแล้ว
ต้องเก็บเอกสารเงินเดือนไว้นานแค่ไหน? พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงานกำหนดให้นายจ้างเก็บเอกสารเกี่ยวกับการคำนวณและการจ่ายค่าจ้างไว้ไม่น้อยกว่า 2 ปีนับแต่วันจ่ายค่าจ้าง ส่วนเอกสารบัญชีและภาษีควรเก็บนานกว่านั้นตามคำแนะนำของผู้สอบบัญชี
ให้ข้อมูลไหลเข้าเอง แทนการรวบไฟล์ตอนสิ้นเดือน
ใน Flow HR เวลาเข้า-ออกจาก be STAMP และคำขอที่อนุมัติแล้วจะไหลเข้า ระบบคำนวณเงินเดือน ทันที ระบบคำนวณ OT ประกันสังคม และภาษีให้อัตโนมัติ ตั้งงวดจ่ายได้ทั้งรายเดือน รายสัปดาห์ หรือเดือนละ 2 ครั้ง และออกสลิปเงินเดือนให้พนักงานได้เลย HR จึงใช้เวลากับขั้นตอนตรวจทานแทนการนั่งคีย์ข้อมูล
ทดลองใช้ Flow HR ฟรี 30 วัน แล้วดูว่าการปิดงวดเงินเดือนเดือนหน้าเร็วขึ้นแค่ไหน