ทุกครั้งที่มีพนักงานเข้าใหม่หรือลาออก HR มีงานกับประกันสังคมที่มีกำหนดเวลาตามกฎหมาย สำนักงานประกันสังคมเคยออกมาเตือนว่ามีนายจ้างแจ้งเข้า-ออกล่าช้าจนลูกจ้างเสียสิทธิ หรือได้ประโยชน์ทดแทนเกินสิทธิ และกรณีที่มีเจตนามีโทษทางอาญา บทความนี้สรุปกำหนดเวลา แบบฟอร์มที่ต้องใช้ และขั้นตอนผ่านระบบออนไลน์
กำหนดเวลาตามกฎหมาย
| เหตุการณ์ | แบบฟอร์ม | กำหนดเวลา |
|---|---|---|
| พนักงานเข้าใหม่ | สปส.1-03 แบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน | ภายใน 30 วันนับจากวันที่เข้าทำงาน |
| พนักงานออกจากงาน | สปส.6-09 หนังสือแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน | ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่ออก |
| ข้อมูลพนักงานเปลี่ยน เช่น ชื่อ-สกุล | สปส.6-10 | แจ้งเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง |
| นำส่งเงินสมทบรายเดือน | สปส.1-10 | ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป |
กฎนี้ใช้กับนายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป และใช้ทั้งกับพนักงานที่ไม่เคยขึ้นทะเบียนมาก่อนและพนักงานที่เคยเป็นผู้ประกันตนกับที่อื่นมาแล้ว
ทำไมการแจ้งตรงเวลาถึงสำคัญ
- แจ้งเข้าช้า พนักงานอาจใช้สิทธิรักษาพยาบาลหรือเบิกสิทธิประโยชน์ไม่ได้ในช่วงแรก และกลายเป็นข้อพิพาทกับบริษัท
- แจ้งออกช้า อดีตพนักงานยื่นขอรับเงินทดแทนกรณีว่างงานไม่ได้ หรือไม่สามารถขึ้นทะเบียนกับนายจ้างใหม่
- ไม่ระบุสาเหตุการออกให้ถูก สาเหตุ “ลาออก” กับ “เลิกจ้าง” มีผลต่ออัตราเงินทดแทนการว่างงานที่พนักงานได้รับ จึงต้องตรงกับเอกสารจริง
- โทษตามกฎหมาย สำนักงานประกันสังคมระบุว่ากรณีมีเจตนาแจ้งล่าช้า มีโทษเปรียบเทียบปรับ และจำคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือทั้งจำทั้งปรับ
ขั้นตอนแจ้งผ่าน e-Service ของสำนักงานประกันสังคม
- สมัครใช้งานครั้งแรก ลงทะเบียนบนเว็บไซต์สำนักงานประกันสังคม จะมีอีเมลให้พิมพ์แบบ สปส.1-05 ไปยื่นที่สำนักงานประกันสังคมพื้นที่ จังหวัด หรือสาขา เมื่อเจ้าหน้าที่อนุมัติ จะได้บัญชีผู้ใช้สำหรับทำธุรกรรมออนไลน์
- เตรียมข้อมูลพนักงาน เลขประจำตัวประชาชน ชื่อ-สกุล วันเกิด วันที่เริ่มงาน ค่าจ้าง และสถานพยาบาลที่พนักงานเลือก
- แจ้งเข้า (สปส.1-03) เลือกเมนูขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน กรอกข้อมูล และเก็บหลักฐานการส่งไว้
- แจ้งออก (สปส.6-09) ระบุวันสุดท้ายของการทำงานและสาเหตุการออกให้ตรงกับหนังสือลาออกหรือหนังสือเลิกจ้าง
- ตรวจสถานะ หลังส่งข้อมูล เช็กว่ารายการผ่านการพิจารณา และรายชื่อผู้ประกันตนในระบบตรงกับทะเบียนพนักงานของบริษัท
ตรวจรายชื่อผู้ประกันตนกับทะเบียนพนักงานทุกเดือน
ปัญหาที่พบบ่อยคือรายชื่อในระบบประกันสังคมกับรายชื่อในไฟล์เงินเดือนไม่ตรงกัน เช่น ลืมแจ้งออกคนที่ลาออกไปแล้ว หรือพนักงานใหม่ที่ยังไม่ได้แจ้งเข้า วิธีง่าย ๆ คือตรวจทุกเดือนก่อนส่ง สปส.1-10
- ดึงรายชื่อพนักงานที่เริ่มงานและสิ้นสุดการทำงานในเดือนนั้น
- เทียบกับรายการแจ้งเข้า-ออกที่ส่งใน e-Service
- เทียบจำนวนคนและยอดค่าจ้างใน สปส.1-10 กับไฟล์เงินเดือน
- บันทึกวันที่แจ้งและเก็บหลักฐานไว้คู่กับแฟ้มพนักงาน
ผูกงานแจ้งเข้า-ออกไว้กับกระบวนการ Onboarding และ Offboarding
วิธีที่ไม่ให้ลืมคือใส่การแจ้งประกันสังคมเป็นขั้นหนึ่งในเช็กลิสต์รับพนักงานใหม่และพนักงานพ้นสภาพ พนักงานใหม่ต้องถูกแจ้งเข้าในสัปดาห์แรก และพนักงานที่ออกต้องถูกแจ้งออกพร้อมกับการปิดงวดเงินเดือนสุดท้าย ดูเพิ่มเติมได้ที่บทความ Onboarding ที่ดี ช่วยลดการลาออกได้อย่างไร และ เลิกจ้างต้องจ่ายอะไรบ้าง
คำถามที่พบบ่อย
พนักงานทดลองงานต้องแจ้งเข้าไหม? ต้องแจ้ง เพราะพนักงานทดลองงานก็เป็นลูกจ้าง กำหนด 30 วันนับจากวันที่เริ่มทำงานจริง ไม่ใช่วันที่ผ่านทดลองงาน
พนักงานลาออกวันที่ 3 ตุลาคม ต้องแจ้งออกภายในวันไหน? ภายในวันที่ 15 พฤศจิกายน แต่แจ้งทันทีหลังวันสุดท้ายจะช่วยให้อดีตพนักงานใช้สิทธิได้เร็วกว่า
พนักงานตรวจสถานะตัวเองได้ไหม? ได้ ผ่านเว็บไซต์สำนักงานประกันสังคมส่วนผู้ประกันตน แอป SSO Connect หรือสายด่วน 1506 ซึ่ง HR แนะนำให้พนักงานใหม่เช็กหลังแจ้งเข้าได้
ให้ทะเบียนพนักงานเป็นตัวตั้งต้น
ใน ระบบข้อมูลพนักงาน Flow HR วันเริ่มงานและวันสิ้นสุดการทำงานถูกบันทึกไว้ที่เดียว และส่งต่อเข้า ระบบเงินเดือน ที่คำนวณประกันสังคมให้อัตโนมัติ HR จึงเห็นได้ทันทีว่าเดือนนี้ใครเข้าใครออก และตรวจกับรายการที่แจ้งประกันสังคมได้ง่าย
ทดลองใช้ Flow HR ฟรี 30 วัน และเลิกไล่เทียบรายชื่อด้วยมือทุกสิ้นเดือน
แหล่งอ้างอิง: สำนักงานประกันสังคม — ประกันสังคมเข้ม นายจ้างแจ้งเข้า-ออกลูกจ้างล่าช้า ระวังโทษ (16 ม.ค. 2568) · คู่มือ E-Services สำหรับสถานประกอบการ